تحتاج كل شركة أسطول إلى إدارة المهام في مكانها الصحيح ، للتأكد من أن العمليات والمهام على الأرض تصل إلى السرعة.
لكن في كثير من الأحيان ، لا يعرف مديرو الأساطيل من أين يبدأون.
تجعل الأنظمة والعمليات العمل أسهل ، ومع النظام الأساسي لإدارة الأسطول ، يكون الأمر أكثر بساطة - لديك كل ما تحتاجه لإدارة المهام كلها في مكان واحد ، ويمكنك القيام بذلك من أي مكان.
تخيل ذلك.
إذا كنت تبحث عن طرق لإدارة المهام في فريقك أو عبء العمل الشخصي باستخدام حل أسطول واحد بسيط ، فأنت في المكان الصحيح.
تتضمن إدارة المهام مراقبة جميع مراحل المشروع واتخاذ قرارات مستمرة حتى يتم الانتهاء من كل مرحلة.
ستمر المهام بدورة حياة من التخطيط والاختبار والتتبع وإعداد التقارير حتى الانتهاء.
يتم استخدام إدارة المهام الفعالة من قبل الأفراد والفرق والمؤسسات ومديري المشاريع الذين يفضلون وجود نظام لإدارة المشاريع. إنها أداة مفيدة لضمان الوفاء بالمواعيد النهائية وتحسين جودة العمل وإدارة أعباء العمل وزيادة التعاون وزيادة الإنتاج.
سيكون نوع أدوات إدارة المهام التي تختارها بمثابة تمثيل مرئي للفريق بأكمله ويضع معيارا لتنظيم المهام بشكل جيد.
سيساعدك ذلك في الإجابة على أسئلة مثل المهام التي يتم العمل عليها؟ كم عدد المهام التي تم إكمالها؟ هل أنت في الموعد المحدد مع المهام أو هل تحتاج إلى بعض النسخ الاحتياطي؟ ومتى يمكنك بالضبط إغلاق مشروع وبدء مشروع جديد مع فريقك.
توفر الأنظمة الأساسية لبرامج الأسطول ميزات إدارة المهام التي يمكن أن تساعدك في الإجابة على هذه الأسئلة وإدارة المهام بشكل أفضل في أسطولك.
تعد صناعة إدارة الأسطول مثالا على الحاجة إلى أدوات وعمليات إدارة المهام لتشغيل الأسطول بنجاح.
في كثير من الأحيان ، يكون لدى المديرين العديد من السائقين على الطريق في وقت واحد يؤدون مهام مختلفة مثل إجراء عمليات التسليم. في هذه الحالة ، سيحتاج المديرون إلى التأكد من أن سائقيهم يقومون بالتسليم في الوقت المحدد ، وإبقاء العملاء على اطلاع دائم طوال العملية. كما أنها بحاجة إلى الوفاء بالمواعيد النهائية للمهام اليومية وتقديم تقارير كافية عن كل مهمة تسليم وتقدمها وإنجازاتها.
بدلا من الاتصال بالسائقين يدويا وإرسال الرسائل ومراقبة عمليات التسليم باستخدام جدول بيانات ، يمكنهم تبسيط سير العمل وتخطيط المهام على نظام أساسي مثل تطبيق Cartrack Delivery.
يمكنهم إدارة الوظائف وتعيينها ، وتخطيط المسارات لليوم ، وتتبع التقدم خلال عمليات التسليم ، ويمكن للسائقين أيضا إرسال تحديثات حول تقدمهم ، وقبول الوظائف أو رفضها.
يمكنهم الاحتفاظ بسجل للإشارة إلى ما إذا كانوا يصلون إلى أهداف معينة في أسطولهم ، من خلال تقارير يومية مخصصة. ربما يكون هدفهم هو القيام بقدر معين من الرحلات في يوم واحد لتحقيق أهداف التسليم وزيادة رضا العملاء ، ثم يمكنهم الوصول إلى تقارير سجل رحلات السيارة.
على منصة برامج الأسطول ، يمكنك خفض المسؤول إلى النصف لأن جميع المعلومات حول مهام أسطولك موجودة في مكان واحد ، لذلك على سبيل المثال ، لا تحتاج إلى العديد من جداول البيانات المتعلقة بسجل رحلات المركبات لهذا الشهر.
فيما يلي المزيد من الأفكار حول النظام الأساسي للأسطول وبعض النصائح حول إدارة المهام التي ستساعدك على نقل هذه المهام إلى القائمة المنجزة.
استخدم البيانات لمعرفة ما إذا كنت على المسار الصحيح لتحقيق أهداف مهامك واتخاذ قرارات العمل. ستمنحك المنصة جميع أنواع تقارير البيانات التي تحتاجها. على سبيل المثال ، ربما يكون أحد أهدافك هو توفير الوقود ، وتحتاج إلى جمع فريقك معا لحل هذه المشكلة. يمكنك سحب تقارير الوقود وتقييم البيانات لمعرفة ما إذا كان الوقود ينخفض. يمكنك استخدام هذه الأداة لوضع خطة عمل معا للمساعدة في توفير الوقود وإيجاد طرق لخفض التكاليف.
كلما زادت المرونة لديك ، زادت المهام التي يمكنك إنجازها لأنه يمكنك مراقبة المهام بغض النظر عن مكان وجودك. وباستخدام النظام الأساسي السحابي ، يمكنك الوصول إلى بعض أقسام النظام الأساسي من هاتفك وتلقي تنبيهات لمختلف المشغلات التي قمت بإعدادها ، لإدارة أسطولك. على سبيل المثال ، يمكنك تلقي تنبيه لإعلامك بموعد خدمة مركباتك.
قم بتعيين السائقين والمركبات والوظائف لإكمال المعلومات ذات الصلة ومشاركتها أو السماح لهم بالدردشة معك مباشرة في الوقت الفعلي ، باستخدام ميزات الاتصال في تطبيق إدارة الأسطول. سيساعدك هذا على تحسين عملياتك ، حيث لن تضطر إلى محاولة الحصول على برامج التشغيل الخاصة بك هاتفيا لتعيين الوظائف أو التواصل معهم. على سبيل المثال ، ستحصل شركة تبيع المنتجات الطازجة على الطلبات من العملاء ، ثم يمكنها فتح التطبيق ، وحساب أفضل الطرق التي يمكن للسائقين اتخاذها ، وتعيين عمليات التسليم للسائقين بشكل استراتيجي ، مما يضمن التسليم في الوقت المحدد. يمكن للسائقين تحديث مديريهم حول مكان وجودهم بأوامر من التطبيق. يمكن للمديرين بعد ذلك تعيين مهام جديدة لبرامج التشغيل المتاحة وإبقاء عملائهم على اطلاع دائم.
لجعل مهام أسطولك أكثر كفاءة ، يمكن أن تساعدك منصة الأسطول في التخلص من مقدار الوقت الذي تقضيه في المسؤول. تضمن منصة أسطول كارتراك حصول فرق الإدارة والعمليات والشؤون المالية على كل ما يحتاجون إليه عندما يحتاجون إليه. هناك أنواع مختلفة من التقارير والرؤى التي يمكن للمدير تنزيلها أو تلقيها تلقائيا أو إرسالها مباشرة إلى فريقه للمساعدة في تسهيل الإدارة والتواصل. على سبيل المثال، إذا احتاج الفريق المالي إلى حساب نفقات الوقود لهذا الشهر، فيمكن للمديرين استرداد تقرير الوقود عن مستويات استهلاك الوقود الشهرية لأسطولهم ومشاركة هذه الأفكار مع الفريق المالي.
قم بتبسيط العمليات في جميع مجالات أعمال أسطولك ، وقم بإزالة الأجزاء غير الضرورية التي ستساعد في تحسين إنتاجية موظفيك الحاليين وضبط مهام أسطول معينة. على سبيل المثال ، باستخدام منصة الأسطول ، يمكنك إجراء تحسينات على إجراءات الصيانة الخاصة بك. يمكنك استرداد تقارير وتنبيهات الصيانة في الوقت المناسب لمساعدتك في إدارة جداول الصيانة الخاصة بك والحفاظ على صيانة المركبات الخاصة بك بشكل جيد. نتيجة لذلك ، لن يحتاج موظفوك إلى أخذ المركبات إلى الميكانيكيين لفحصها يدويا ، وستحتاج فقط إلى خدمتها عندما تتلقى تنبيهات من النظام الأساسي ، وبمعرفة من تقارير الصيانة - مما يجعل هذا الجزء من عملك أكثر تحسينا.
جنبا إلى جنب مع منصة برامج الأسطول ، إليك بعض النصائح المفيدة الأخرى التي يمكن لمدير الأسطول استخدامها لإدارة المهام بشكل أكثر فعالية.
يعد تحديد أولويات المهام أمرا مهما للتأكد من أن الفريق لا يفعل أكثر مما يمكنه التعامل معه ، مما قد يؤدي إلى أخطاء في المشاريع. ضع إشارة مرجعية على المهام المهمة لنفسك حتى تعرف أولوياتك ، وقسم المهام الكبيرة إلى مهام فرعية أصغر ، بحيث يمكن إكمال المهام واحدة تلو الأخرى ، ويمكنك أن تشعر أنه يتم إحراز تقدم. سيسمح لك ذلك أيضا بمعرفة من تريد المتابعة معه ، ويمكنك وضع علامة على الأفراد في المهام حتى يظلوا على اطلاع بالتحديثات فور حدوثها.
يعني العمل في فريق إنجاز المزيد من العمل ، ولكن في الوقت نفسه ، يجب أن يكون الجميع على نفس الصفحة ومتزامنين. تحتاج إلى التواصل المستمر مع فريقك حول نجاحات المشروع وإخفاقاته ، والحصول على تعليقات منهم. يجب عليك إنشاء مساحة مفتوحة لهم لمناقشة أفكارهم. ستساعد أدوات الاتصال مثل مساحات العمل الافتراضية أو برامج مؤتمرات الفيديو في ذلك حتى يكون هناك تدفق مستمر للاتصال.
يجب أن يكون لكل مهمة إطار زمني واقعي ، ومواعيد نهائية وفقا للأهمية ذات الصلة للمهمة أو النشاط المرتبط بها. يجب أن يكون كل إطار زمني تحدده قابلا للتحقيق للمساعدة في تجنب الإجهاد غير الضروري داخل فريقك. حافظ على تنظيم قائمة المهام الخاصة بك وتأكد من منح فريقك الوقت الكافي لإكمال المهام.
قم بتعيين الأشخاص المناسبين الذين يتمتعون بالقدر المناسب من الخبرة والموارد لإنجاز المهمة. يجب أن يعرف كل فرد من أعضاء فريقك بالضبط ما يفترض أن يفعله ، وهذا سيساعد أيضا في بناء المساءلة داخل فريقك والحفاظ على تركيز الجميع على المهمة المطروحة ، مما سيحسن مستويات الإنتاجية.
يساعد تحديد المعالم على تحفيز الفرق على تنفيذ المهام بنجاح. يمكنك تتبع المهام باستخدام أداة إعداد التقارير. تأتي أدوات إعداد التقارير الحديثة مع ميزات مثل تقارير المشروع وتقارير الموارد وتقارير الوقت. سيعطيك هذا فكرة واضحة عن جهود الجميع ، وكيف تسير الأمور إلى الأمام ، وكيف يستفيد أعضاء الفريق من وقتهم.
دعنا نفكك سبب أهمية منصات برامج إدارة المهام لك ولعملك.
إذا وجدت نفسك تتدافع للعثور على المهام وكان لديك جداول بيانات متعددة ، فستساعدك منصة البرامج على تنظيم جميع مهامك والاحتفاظ بها في مكان واحد. على سبيل المثال ، تحتوي منصة برامج الأسطول على لوحة معلومات قابلة للتخصيص مع علامات تبويب متعددة تضمن أن جميع معلومات أسطولك وتقدم المهمة في مكان واحد. يساعدك هذا في توفير الوقت من الاضطرار إلى البحث عن المعلومات ويحافظ على فريقك في الموعد المحدد لأنه يمكنك تفويض المهام وتتبعها بسرعة من أي مكان.
تعمل المنصة المنظمة على التخلص من بعض التوتر والضغط لمديري الأساطيل ومديري المشاريع وأصحاب الأعمال لأن لديهم نظرة عامة على جميع المهام ويمكنهم حضور مهام أخرى - تعدد المهام بشكل أساسي. هذا مفيد بشكل خاص عندما يكون لديهم اجتماعات ، وتقارير ، ويقومون بحل المشكلات اليومية ، فلن يحتاجوا إلى القلق بشأن العثور على البيانات التي يحتاجون إليها أو إضاعة الوقت في المسؤول غير الضروري.
على سبيل المثال ، لنفترض أن هناك سحبا للوقود يحدث في الوقت الفعلي ، وأن مستويات استهلاك الوقود مرتفعة بشكل غير طبيعي ، يمكن للمدير التدخل على الفور. سيكونون قادرين على رؤية من منصة الأسطول ، المركبات التي تستهلك وقودا أكثر من غيرها ، والإبلاغ عن المناطق المثيرة للقلق والتحقيق فيها.
يمكن أن تساعدك منصة الأسطول في جعل تفاعل العملاء مع عملك أكثر سلاسة وكفاءة ، حيث يمكنك التواصل مع عملائك بشأن عمليات التسليم الخاصة بهم. يتيح لك عامل الكفاءة أيضا مزيدا من الوقت لعملائك ، وقد يشمل ذلك الإجابة على الاستفسارات أكثر ، وعمليات تسجيل الوصول المنتظمة ، وتحديثات البريد الإلكتروني ، وبذل جهد إضافي لهم.
يمكنك أيضا التركيز أكثر على فرص المبيعات والتسويق لتنمية الشركة أو تقديم أسعار أقل والمزيد من المنتجات والخدمات لأن الكفاءة تفتح المزيد من التدفق النقدي.
الشركات التي تفشل في مواكبة التقنيات وأنظمة البرمجيات ، يمكن أن تتخلف عن منافسيها ، وتنفصل عن عملائها.
مثال على هذا الابتكار هو زيادة العمل عن بعد على مستوى العالم. تحتاج الشركات إلى التكيف وفقا لذلك مع أنظمة اتصالات أفضل أو المخاطرة بأخلاقيات العمل السيئة التي يمكن أن تؤدي إلى إحباط الموظفين والعملاء
تشير إحصائية العمل عن بعد لعام 2022 إلى أن 56٪ من الشركات حول العالم تقدم فرص عمل عن بعد. ومع ذلك ، يواجه 88٪ من العاملين عن بعد قيادة غير متسقة وسوء تواصل مع أعضاء الفريق الآخرين ، كما يقول Saaslist. يمكن أن يساعد برنامج إدارة المهام في سد هذه الفجوة.
وفقا ل Saaslist ، توفر إدارة المشاريع وبرامج إدارة المهام عبر الإنترنت الموظف العادي 498 ساعة في السنة. هناك اتصال أكثر بساطة لمنع تقليل ذهابا وإيابا بين المديرين والموظفين. يمكن للشركات أيضا توفير تكاليف الأعمال ، لأنها قد تحتاج إلى عدد أقل من الموظفين ، نتيجة لتحسين سير العمل وتبسيطه.
إذا نظرنا إلى إدارة المهام بشكل كلي في جميع المجالات ، فإن مبادئ التنظيم هي نفسها.
فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك النظر فيها لمساعدتك في إنجاح أسطولك.
يتضمن ذلك البدء بالمهام الأصعب في بداية اليوم عندما تكون أكثر نشاطا ، قبل الانتقال إلى المهام الأسهل. سيمنحك هذا مزيدا من الوقت لإجراء التغييرات والبحث وطرح الأسئلة للمهام الصعبة ، وستشعر بمزيد من الاسترخاء للمهام الأخرى.
قم بإنشاء لوحتك أو استخدم منصة برامج إدارة المهام لتنظيم مهام إدارة المشروع في ثلاث فئات: المهام والمهام والمنجزة. يمكنك بعد ذلك فرز مهامك إلى فئات خاصة بها حتى تتمكن من تتبع تقدمك. بعد الانتهاء من مهمة، يمكنك نقلها إلى عمود "تم" لتحديد المهام التي أنجزتها. عندما ترى المهام مكتملة بنجاح ، فسوف يحفزك ذلك على إكمال المزيد. يمكنك أيضا تصنيف المهام وتنظيمها باستخدام الترميز اللوني.
هذه طريقة أكثر وضوحا لتنظيم المهام ، ببساطة عن طريق كتابة المهام في قائمة ، ووضع تواريخ استحقاقها بجانبها ، ثم تحديدها من القائمة بمجرد إكمال المهمة. فقط تأكد من كتابة قائمتك على شيء لن يكون في غير محله أو التخلص منه بسهولة.
قم بتنظيم المشاريع باستخدام جدول بيانات ووضع مشاريع محددة في الأعمدة الخاصة بها، ثم قم بإدراج عناصر العمل المطلوبة لإكمال كل مهمة. يساعدك هذا على تصور أفضل لمقدار العمل والوقت الذي تحتاجه لإنهاء مشاريع معينة. يمكن أن يؤدي سرد المهام الفردية أسفل كل مشروع إلى جعله يشعر بأنه أكثر قابلية للتنفيذ وسهولة الوصول.
لتقييم ما إذا كنت تقضي الوقت المناسب في المهام ، يمكنك تقسيم مهامك إلى أقسام تبلغ حوالي 25 دقيقة من الوقت دون انقطاع. توقف بمجرد أن ينبهك المؤقت ، خذ قسطا من الراحة ، ثم عد إلى المهمة التالية. قد تستغرق بعض المهام الوقت المخصص بالكامل أو أقل ، ويمكنك ضبطها وفقا لذلك. تتيح لك هذه التقنية القيام بالعديد من المهام والحفاظ على الإنتاجية مع إعطاء عقلك فرصة للاسترخاء. سيسمح لك أيضا بتقييم المهام التي تستغرق وقتا أطول من غيرها ، لذلك عندما تخطط للمهام ، يمكنك إنشاء جدول عمل مناسب للإنتاجية النهائية.
هذه واحدة من أهم أدوات واستراتيجيات إدارة المشاريع حيث يوجد دائما مجال للتحسين. تحتاج إلى البقاء على اطلاع حول ما ينجح وما لا ينجح. ردود الفعل هي طريق ذو اتجاهين. كمدير ، تحتاج إلى تقديم ملاحظات ولكن أيضا استعادتها. سيضمن ذلك تحقيق أهداف المشروع في الوقت المناسب. كما أنه سيخلق مساحة لتدفق جيد للتواصل ، مما يمنح أعضاء الفريق وضوحا بشأن ما يجب القيام به في جميع الأوقات.
إدارة مهامك بسهولة وكفاءة باستخدام منصة واحدة
غارقة في المهام والمواعيد النهائية وسير العمل والمسؤول والأعمال الورقية ولديك فريق لإدارته؟ سواء كان عملك كبيرا أو صغيرا ، سيساعد نظامنا في جعل عملياتك اليومية أسهل كثيرا.
يمكنك إدارة المهام بسهولة، وتتبع التقدم، والتعاون بسلاسة، والحصول على كل ما تحتاجه لإدارة أسطولك بنجاح، كل ذلك من منصة Cartrack.
