تنطوي إدارة الأسطول على العديد من المسؤوليات ، ومن المسؤوليات التي تحتل الصدارة ضمان تلبية مركبات الأسطول والسائقين لمعايير الامتثال المطلوبة
إلى جانب تأمين بيئة عمل آمنة للسائقين ومركباتهم المخصصة - يساعد الالتزام بالامتثال أيضا الشركات على تجنب التأثير سلبا على الإنتاجية والميزانيات من خلال الغرامات والعقوبات وحتى الحوادث غير الضرورية.
تضمن قائمة مراجعة الامتثال التفصيلية تغطية الشركات ومديري الأساطيل لجميع قواعدهم. لحسن حظك ، قمنا بتجميع دليل يحدد بشكل شامل كل ما تحتاجه لقائمة التحقق النهائية للامتثال.
من المهم فهم الامتثال لإدارة الأسطول وسبب أهميته لإدارة الأسطول بشكل آمن وفعال. يساعد الشركات على فهم مدى استفادتها من تنفيذ قائمة مراجعة امتثال قوية.
أحد أهم أهداف امتثال الأسطول هو ضمان سلامة السائقين والأصول وأفراد الجمهور. يتضمن الحفاظ على الامتثال الكامل تنفيذ التدابير التي تعزز سلامة الأسطول وامتثال السائق. تساعد متطلبات الامتثال ومنصة الاتصالات المتقدمة الشركات على تحديد معايير السلامة الخاصة بها وكيفية الحفاظ عليها.
يسير امتثال الأسطول جنبا إلى جنب مع إدارة مخاطر الأسطول. كلاهما مهم لتحديد المشكلات التي يمكن أن تجعل الأسطول غير آمن أو غير متوافق ثم إيجاد طرق لتجنب هذه المشكلات وإجراء التحسينات اللازمة.
يعد برنامج إدارة الأسطول المضمون طريقة رائعة لتحديد المشكلات المتعلقة بالامتثال التي تحتاج إلى الاهتمام. إنه أيضا دليل ذكي لإنشاء دليل امتثال مخصص لعملك. اكتشف بعض مكونات إدارة الأسطول الرئيسية التي يمكنك استخدامها لإنشاء مكونات الأسطول الخاصة بك.
إدارة المركبات: تضمن عمليات الفحص المنتظمة أن المركبات صالحة دائما للسير على الطريق وتعمل كما ينبغي ، مما يساهم في بيئة عمل آمنة.
إدارة السائق: يساعد تتبع سلوك السائق وإدارة قائمة منظمة على تحديد عادات القيادة غير المنتجة مع ضمان راحة السائقين بشكل جيد ، مما يساهم في الامتثال المتعلق بالسلامة.
تتبع الحركة: يعد التأكد من أن حركة المركبات فعالة دائما مع الطرق المحسنة جزءا من الإدارة الفعالة للأسطول. يساعد تتبع تحركات أسطولك مديري الأساطيل على تحديد أي مشكلات تتعلق بالامتثال والتعامل معها بشكل استباقي.
مراقبة سير العمل: تساعد مراقبة مهام سير العمل الفردية والمتعلقة بالأسطول في إنشاء أنظمة فعالة لإدارة الأسطول. يتيح ذلك لمديري الأساطيل تحديد الحاجة إلى تعديلات سير العمل وتنفيذها وفقا لذلك.
الإدارة الإدارية: المسؤول ليس الجزء المفضل لكل مدير أسطول من الوظيفة ، ولكن ترك أثر ورقي من التقارير التفصيلية يدعم أي مطالبات متعلقة بالامتثال وهو مصدر قيم للمعلومات للتحسينات المستقبلية.
يعمل نظام الاتصالات عن بعد القوي على تبسيط إدارة الأسطول وتقليل العبء الإداري بشكل كبير.
يستخدم مالكو الأساطيل أو مديروها مستندات إدارة الأسطول لتسجيل معلومات حول مركبات الأسطول. غالبا ما تكون هذه الوثائق في شكل قوائم مرجعية لإجراءات محددة لتبسيط عملية الامتثال.
غالبا ما تستخدم الشركات قائمة مراجعة فحص مركبات الأسطول بتنسيق pdf. هذا يضمن أن جميع مركبات الأسطول صالحة للسير على الطريق ، وتحتوي على المعدات اللازمة ، وخالية من المشكلات بشكل عام. يمكن أن يؤدي استخدام قائمة مراجعة فحص المركبات اليومية بتنسيق Excel إلى إضافة المزيد من الوظائف إلى كيفية استخدام النموذج.
عندما تكون في شك ، من السهل تنزيل قوائم مراجعة يومية مجانية لفحص الشاحنات أو نماذج قائمة فحص المركبات كقاعدة لإنشاء إصدارات مخصصة تناسب احتياجات عملك. ما تشترك فيه جميع هذه الوثائق وقوائم المراجعة هو أنها تستخدم لمراقبة التحركات المتعلقة بالأسطول والتأكد من أن سائقي الأساطيل والمركبات يستوفون معايير الامتثال.
من خلال عملية امتثال مبسطة حيث يمكن لمديري الأساطيل تتبع جميع جوانب أساطيلهم ، بما في ذلك الامتثال الضريبي والتدقيق الداخلي وعمليات التفتيش ، يمكنك تجنب العقوبات المحتملة مع الحفاظ على تحديث حساباتك وسلامة السائقين.
لا مزيد من البحث إذا كنت تبحث عن قائمة التحقق النهائية للحفاظ على امتثال أسطولك - إليك ما عليك القيام به للبقاء على اطلاع على الأشياء.
قال بنجامين فرانكلين الشهير: الموت والضرائب هما شيئان مؤكدان في الحياة. عندما يتعلق الأمر بالامتثال لإدارة الأسطول ، فإن هذا الأخير صحيح بالتأكيد. يجب على الشركات اتباع قوانين الضرائب المحلية لتجنب الغرامات وتلبية معايير الامتثال القانوني.
يمكن إضافة هذه التدفقات الضريبية الأساسية إلى قائمة مهام الامتثال الخاصة بك:
ضريبة القيمة المضافة: ضريبة القيمة المضافة
PAYE: ادفع كما تكسب
UIF: صندوق البطالة
SDL: رسوم تنمية المهارات
في الولايات المتحدة وكندا ، تشكل ضريبة الوقود مكونا أساسيا للامتثال الضريبي للشركات ، حيث يجب أن يكون مديرو الأساطيل قادرين على الإشارة إلى أين تذهب ضرائب الوقود. يفعلون ذلك عن طريق مراقبة استخدام الوقود.
تسمح اتفاقية ضريبة الوقود الدولية أو IFTA ل 48 ولاية أمريكية وعشر مقاطعات في كاليفورنيا بجمع البيانات ، بما في ذلك أميال السفر والوقود الذي تم شراؤه ومواقع الشراء.
في حين أن البلدان المختلفة قد يكون لديها قوانين ضريبية ومتطلبات امتثال مختلفة ، يظل الامتثال الضريبي جزءا لا يتجزأ من الامتثال لإدارة الأسطول العالمي ، ويساعد استخدام منصة SaaS المتطورة الشركات على جمع البيانات التي تحتاجها للبقاء متوافقة.
كجزء من قائمة التحقق الشاملة للامتثال ، يمكن أن تساعدك قائمة مراجعة صيانة مركبات الأسطول على ضمان أن مركبات أسطولك صالحة للسير على الطريق وفي حالة جيدة. تساهم عمليات الفحص المنتظمة للمركبات في أفضل ممارسات الامتثال وتساعد في تحديد العيوب الحاسمة مع رفع معايير سلامة الأسطول وزيادة طول عمر الأسطول.
حافظ على أسطولك على الطريق من خلال قائمة مراجعة فحص المركبات الخبيرة
ابدأ العملية بتدوين قراءة عداد المسافات للسيارة ، والأرقام الستة الأخيرة من رقم VIN الخاص بها ، وتفاصيل لوحة الترخيص ، والطراز والطراز ، والاسم الأول والأخير للسائق المعين.
تساعدك هذه التفاصيل على تتبع المسافة المقطوعة بالسيارة والعمر وعلامات التعريف والسائق المعين أثناء الفحص.
عند الانتهاء ، اتبع قائمة التحقق المكونة من خمس خطوات أدناه لإجراء فحص شامل:
1. ما قبل بدء التشغيل: تحقق من الزيت وناقل الحركة وسوائل الغسالة
2. الداخلية: بعد بدء تشغيل المحرك ، تحقق مما إذا كان ما يلي في حالة عمل: مستوى الوقود ، hooter ، تكييف الهواء ، المصابيح الداخلية ، دواسات الفرامل. ثم تحقق من أحزمة الأمان والمفروشات. تأكد من تخزين مجموعة الإسعافات الأولية وأن السيارة بها أدوات طوارئ مثل المشاعل والمصابيح الكهربائية والعجلات الاحتياطية.
3. المرايا / النوافذ: اختبر مساحات الزجاج الأمامي وتأكد من نظافة المرايا.
4. الخارجي: ابدأ بفحص المصابيح الأمامية والخلفية وإشارات الانعطاف وأضواء الخطر. ثم انتقل إلى الإطارات وتحقق من التآكل والتلف وضغط الإطارات الاحتياطية.
5. الهيكل السفلي: تحقق من تسرب السوائل وأي أشياء فضفاضة أو معلقة
تساعد قائمة الاختيار هذه في تحديد المشكلات التي قد تؤثر على حالة امتثال الأسطول. من خلال الإبلاغ عن هذه المشكلات واتخاذ إجراءات فورية ، يمكن للشركات تجنب المزيد من مشكلات الامتثال والسلامة.
البقاء ضمن حدود القانون هو جزء غير قابل للتفاوض من امتثال الأسطول. يمكن أن يشمل ذلك التأكد من أن التسجيلات والتراخيص محدثة وصالحة لإبقاء سيارات الأسطول على الطريق وتجنب الغرامات ذات الصلة. يساعد البقاء على اطلاع على المسؤول التالي المتعلق بالأسطول مديري الأساطيل على البقاء متوافقين:
- الحصول على التصاريح المناسبة لمركباتك وتنظيمها
- تسجيل المركبات لدى السلطات المختصة
- البقاء على اطلاع على تجديد رخصة القيادة
- تأكد من تجديد تسجيل السيارة في الوقت المحدد
لذلك ، لنفترض أنك تقوم بتنفيذ نظام جديد لإدارة الأسطول أو تتطلع إلى تحديد نقاط الألم في نظامك الحالي. يمكن أن يساعدك إجراء عمليات التدقيق الداخلي في القيام بالأمرين معا مع كونه أيضا مساعدة كبيرة في امتثال الأسطول.
لا يقوم التدقيق الشامل بتقييم جميع جوانب إدارة الأسطول فحسب ، بل يوفر أيضا رؤية أفضل حول ما إذا كانت عمليات الشركة متوافقة مع اللوائح الحكومية ومتطلبات إدارة الأسطول وأفضل الممارسات. ما الذي لا يعجبك في قتل عصفورين بحجر واحد؟
لمساعدة مديري الأساطيل والشركات على الاستفادة من البقاء متوافقين ، إليك قائمة مراجعة مفصلة لتدقيق إدارة الأسطول:
سياسة إدارة الأسطول - مراجعة سلامة الأسطول وسياسات الصحة والسلامة.
المركبات - مراجعة عمليات فحص المركبات والخطة الأمامية لاستبدال المركبات. تقييم إجراءات مراقبة المركبات. تحليل استهلاك الوقود.
السائقين - تقييم السائقين ومراجعة تدريب الموظفين. مراجعة صلاحية الترخيص وترتيبات التأمين. أعد تدريب السائقين عند الحاجة.
الطرف الثالث - مراجعة وتقييم مزودي الطرف الثالث.
أمن الأسطول - مراجعة وتقييم أمن الأسطول.
من الناحية التشغيلية - تقييم ومراجعة المخزون.
بمجرد تقييم جميع البيانات ومراجعتها ، من المهم اتخاذ ثلاث خطوات نهائية:
- استعراض وتقييم التوصيات الصادرة عن عمليات مراجعة الحسابات السابقة
- مراجعة نتائج التدقيق الحالي
- الحصول على النتائج المعتمدة من الجهة المختصة في الشركة
بعد الانتهاء من كل هذه الخطوات ، قمت بإجراء تدقيق متعمق لأسطولك حول الجوانب الأكثر أهمية.
حتى لو كان لدى الشركة عدد قليل فقط من سائقي الأساطيل ، فإن معرفة ساعات خدمتهم الدقيقة أو HOS فوق كل شيء آخر يجب القيام به يكاد يكون مستحيلا. ومع ذلك ، فإن تتبع HOS لكل سائق أمر بالغ الأهمية للبقاء متوافقا مع متطلبات الصحة والسلامة والبيئة. إليك السبب.
يخاطر السائقون النعسان بحياتهم خلف عجلة القيادة ويشكلون خطرا حقيقيا على أنفسهم وعلى الجمهور. يمكن لمديري الأساطيل الذين يتتبعون HOS تجنب إجهاد السائقين من خلال منح السائقين وقتا كافيا للراحة بعد المناوبة حتى يبدأوا عملية جديدة منتعشة.
بالإضافة إلى ذلك ، من المرجح أن يظهر السائقون الذين يعانون من النعاس سلوك قيادة رديء ، مما يؤدي إلى انزلاقات مرتبطة بالتكلفة والبيئية ، بما في ذلك زيادة تكاليف الوقود وانبعاثات CO2 غير الضرورية من التباطؤ المفرط والسرعة.
تؤدي إدارة HOS إلى تحسين إدارة إجهاد السائق وأسطول أكثر أمانا.
إليك كيف يمكن لميزات Cartrack المتقدمة القائمة على تقنيات الاتصال عن بعد أن تساعد في جعل البقاء على رأس عملية الامتثال والسلامة وإدارة المخاطر عملية سلسة وغير مؤلمة:
- تلقي تحديثات تلقائية حول تجديد الترخيص والتصاريح والامتثال للتسجيل مع برنامج المحاسبة MiFleet الذي يتم دمجه بسلاسة في منصة كارتراك الإمارات لإدارة الأسطول.
- تمكين مديري الأساطيل من تتبع خدمات المركبات والصيانة المجدولة ، مما يضمن الامتثال المناسب للسلامة عبر نظام MiFleet.
- تأكد من حصول سائقي الأساطيل على قسط جيد من الراحة من خلال تتبع HOS الخاص بهم. تتيح لك منصة SaaS من Cartrack تتبع تحولات السائق وإنشاء تقارير المناوبات، مما يسهل الاستباقية والتحسين المستمر.
- استخدم حل الكاميرا الذكاء الاصطناعي التشغيل من كارتراك لمنح السائقين تنبيهات صوتية في الوقت الفعلي لسلوك القيادة المحفوف بالمخاطر والمشتت حتى يتمكنوا من تصحيحه على الفور، مما يعزز مساءلة السائق وسلامته.
يمكن أن يكون تحقيق الامتثال على مستوى الأسطول مهمة صعبة ، إن لم تكن مستحيلة. لجعل الالتزام بالامتثال سهلا قدر الإمكان ، خاصة عندما يتعلق الأمر بالحصول على البيانات وإعداد التقارير الدقيقة - يعد نظام الاتصالات عن بعد المتطور أفضل صديق لكل مدير أسطول. كارتراك الإمارات العربية المتحدة هي مزود SaaS مهيمن ، مع أكثر من نصف مليون وحدة إدارة أسطول نشطة في جنوب إفريقيا وحدها.
تحدث مع كارتراك الإمارات اليوم للحصول على حل ذكي مصمم خصيصا لجميع احتياجات الامتثال لأسطولك.
%20(1)%20(3).jpg)