إدارة نفقات الأميال - الميزة المذهلة في نظام الأسطول

هل تعرف كم من المال تكلف السيارة الأميال التي تكلفها أسطولك؟

تعد إدارة نفقات الأميال جانبا بالغ الأهمية ، ولكن غالبا ما يتم تجاهله في إدارة الأسطول ، وبدون النظام الصحيح ، يمكن أن يصبح هذا مشكلة رئيسية تستنزف التكاليف. لكن لا يجب أن يكون كذلك.

هناك حل مثالي لتبسيط إدارة نفقات الأميال - يطلق عليه Cartrack. 

هل أنت مستعد لمعرفة السبب؟

‍

‍

ما هي المسافة المقطوعة بالأسطول؟

تشير المسافة المقطوعة بالأسطول إلى إجمالي المسافة التي يقطعها أسطول من المركبات خلال فترة محددة. إنه مقياس حاسم لتقييم استخدام السيارة ، ومراقبة استهلاك الوقود ، وتحديد احتياجات الصيانة ، والكفاءة التشغيلية الشاملة ، وعادة ما يتم قياسه بالكيلومترات.

‍

ما هو تتبع نفقات الأميال التي يقطعها الأسطول؟

تتبع نفقات الأميال المقطوعة بالأسطول هو ممارسة الاحتفاظ بسجل للمسافة التي تقطعها كل مركبة في الأسطول لأغراض الخصم الضريبي ولمساعدة مديري الأساطيل على تحسين المسارات وتقليل التكاليف التشغيلية وتحسين الإدارة الشاملة للأسطول. وهو ينطوي على مراقبة الأموال التي تنفق على كل كيلومتر عمل تقوده مجموعة من المركبات في الأسطول ، بما في ذلك عمليات التسليم والصيانة والأنشطة الأخرى المتعلقة بالعمل. ويشمل تتبع النفقات المتعلقة بالوقود والصيانة والإصلاحات والتكاليف التشغيلية الأخرى المرتبطة مباشرة بالمسافة التي تقطعها مركبات الأسطول. يمكن إجراء تتبع نفقات المسافة المقطوعة بالأسطول يدويا أو من خلال استخدام برنامج إدارة الأسطول الذي يعمل على أتمتة العملية ويوفر مجموعة من المعلومات لإدارة الأسطول بشكل أكثر كفاءة.

‍

فوائد تتبع نفقات الأميال الأسطول

يعد تتبع نفقات الأميال التي قطعها الأسطول أداة مفيدة للتشغيل الفعال لأسطولك. فيما يلي بعض فوائد هذا الابتكار من المستوى التالي:

1. إدارة التكاليف:

يعد تتبع نفقات الأميال التي يقطعها الأسطول أمرا بالغ الأهمية لمساعدتك في وضع ميزانية وتوقع نفقات الأسطول بدقة ، بما في ذلك تكاليف الوقود والصيانة والنفقات الأخرى المتعلقة بالمركبة. من خلال مراقبة نفقات الأميال بدقة ، يمكنك التأكد من أن أسطولك يعمل في حدود ميزانيته ، مع تحديد مجالات عدم الكفاءة التي تتطلب تدابير لتوفير التكاليف. يمكن أن تتراوح هذه التدابير من تحسين الطرق وتقليل استهلاك الوقود إلى جدولة الصيانة الوقائية وتقليل استخدام السيارة.

2. تقليل الأميال:

يلعب تتبع نفقات الأميال في الأسطول دورا مهما في تقليل المسافة المقطوعة بالمركبات من خلال توفير رؤى قيمة حول أنماط استخدام المركبات وعدم الكفاءة التشغيلية. من خلال تحليل بيانات الأميال التفصيلية ، يمكن لمديري الأساطيل تحديد المناطق لتحسين كفاءة الأسطول. مثال على ذلك هو الاستفادة من تتبع نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) في الوقت الفعلي لتنفيذ استراتيجيات تحسين المسار ، مما يساعدك على تجنب الازدحام المروري ، وهو أمر يمكن أن يزيد بشكل كبير من المسافة المقطوعة بالأسطول وتآكل المركبات.

3. تتبع أداء السائق:

يلعب تتبع نفقات أميال الأسطول دورا كبيرا في معرفة كيفية عمل السائقين خلف عجلة القيادة. من خلال اكتشاف ومعالجة السبب الجذري لزيادة الأميال ، سواء كان سلوك القيادة غير الفعال أو الاستخدام غير المصرح به للمركبة ، يمكن لمديري الأساطيل التأكد من أن سائقيهم يعملون بأمان وكفاءة. لتقديم تقارير أكثر تفصيلا ، يمكن دمج ذلك مع الأنظمة الأخرى لتوفير حل شامل لتتبع سلوك السائق وإدارته. وهذا يبسط حساب المديرين لاستهلاك الوقود والتكاليف المرتبطة بكل سائق، مما يتيح إجراء مقارنات الأداء وإنشاء حلول خاصة بالسائق.

4. تحسين العمليات:

يوفر تتبع نفقات الأميال للأسطول لمديري الأساطيل رؤى شاملة حول معدلات استخدام المركبات والنفقات المرتبطة بها. وهذا يسهل عليهم تحديد أوجه القصور وتبسيط عملياتهم واتخاذ قرارات تعتمد على البيانات تلعب دورا مهما في زيادة إنتاجية الأسطول وكفاءته. على سبيل المثال ، لاحظت سارة أن المسافة المقطوعة لأسطولها قد زادت بشكل كبير خلال الشهرين الماضيين. الجانب الإيجابي هو أن سارة تستفيد من هذه الأفكار ، مما يساعدها على تحديد مصدر الزيادة ، وهو زيادة في الولادات. من خلال هذه المعرفة ، يمكنها أن تقرر ما إذا كانت بحاجة إلى سيارة أخرى ، أو تحسين طرق التسليم الخاصة بها.

يمكن أن تترك فوائد تتبع نفقات الأميال المقطوعة بالأسطول تأثيرا إيجابيا على الأسطول ، وأفضل طريقة لجني هذه الفوائد هي تنفيذ نظام إدارة الأسطول.

‍

ما هو نظام إدارة الأسطول؟

نظام إدارة الأسطول هو حل برمجي شامل مصمم لتبسيط وتحسين إدارة أسطول من المركبات. يسمح للشركات بتتبع مواقع المركبات والمسافة المقطوعة والبيانات الأخرى ، مما يساعد على تبسيط عملية إدارة الأسطول. إدارة الأسطول هي عملية الإشراف على مجموعة واسعة من مركبات الأسطول وتنسيقها. تشمل الجوانب الرئيسية لإدارة الأسطول عادة تتبع المركبات واقتناء المركبات وصيانتها وتتبعها ومراقبة السائقين. يعمل نظام إدارة الأسطول على تبسيط كل هذه العمليات ، وتقديمها جميعا إليك من خلال نظام أساسي بسيط وسهل الاستخدام ، ويساعدك على زيادة كفاءة أسطولك.

‍

ما هي عناصر الإدارة الفعالة للأسطول؟

1. التتبع في الوقت الحقيقي: كعنصر أساسي في الإدارة الفعالة للأسطول ، يتضمن التتبع في الوقت الفعلي الاستفادة من تقنية GPS لمراقبة سرعة وموقع وأداء مركبات الأسطول في الوقت الفعلي. وهي تلعب دورا حاسما في منح مديري الأساطيل رؤية شاملة لعمليات أسطولهم بالكامل، مما يسهل عليهم اتخاذ قرارات مستنيرة وتحسين أداء الأسطول.
   ‍
2. تحسين المسار: يرتبط هذا العنصر ارتباطا وثيقا بتتبع نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) في الوقت الفعلي. وهي تركز على إيجاد واختيار الطرق الأكثر كفاءة وفعالية من حيث التكلفة لمركبات الأسطول للسفر لأغراض تجارية. من خلال الاستفادة من تقنية GPS والخوارزميات المتقدمة وبيانات الطريق في الوقت الفعلي ، لا يحدد هذا العنصر الطرق الأقصر والأسرع والأكثر كفاءة في استهلاك الوقود للسائقين للوصول إلى وجهتهم فحسب ، بل يمنع أيضا انحراف المسار ، وهو مولد تكلفة كبير للأساطيل.
   ‍
3. الامتثال الضريبي: يشير الامتثال الضريبي إلى الالتزام باللوائح والمتطلبات الضريبية التي وضعتها خدمات الإيرادات في جنوب إفريقيا (SARS). وهو ينطوي على عدة جوانب ، بما في ذلك حفظ السجلات بدقة وتقديم الإقرارات الضريبية في الوقت المناسب. يحتاج مديرو الأساطيل إلى الاحتفاظ بسجلات دقيقة لنفقات أسطولهم ، بما في ذلك الوقود والصيانة والإصلاحات. قد يبدو هذا مضيعة للوقت للغاية ، لكن الإدارة الفعالة للأسطول تساعد في تبسيط تسجيل هذه السجلات وتخزينها.
   ‍
4. مراقبة الوقود: تعد مراقبة الوقود عنصرا حاسما في الإدارة الفعالة للأسطول ، لأنها تؤثر بشكل مباشر على التكاليف التشغيلية والاستدامة البيئية. من خلال مراقبة استهلاك الوقود عن كثب ، يمكن لمديري الأساطيل تحديد مجالات التحسين وتنفيذ استراتيجيات لتقليل استخدام الوقود ، مما يؤدي لاحقا إلى توفير التكاليف. قد يكون تتبع كل لتر من الوقود الذي يتم استهلاكه أمرا صعبا للغاية ، ولكن يمكن أن تمنحك قدرات نظام إدارة الأسطول رؤى حول استهلاك الوقود في الوقت الفعلي ، مما يبسط العملية برمتها.
   ‍
5. مراقبة السائق: يعد السائقون جزءا مهما من أسطولك ، حيث يكون لسلوكهم تأثير كبير على نجاحه وكفاءته. تحتاج الإدارة الفعالة للأسطول إلى دمج مراقبة السائق لأنها تساعد مديري الأساطيل على اكتساب رؤى في الوقت الفعلي حول سلوك القيادة وحالة السيارة والكفاءة التشغيلية ، مما يؤدي في النهاية إلى تحسين السلامة وخفض التكاليف وتعزيز إنتاجية الأسطول.

‍

‍

ما هي أهم 3 فوائد لحل إدارة الأسطول؟

حل إدارة الأسطول هو سر الأسطول الفعال للغاية ، مما يحقق مجموعة واسعة من الفوائد. فيما يلي أهم ثلاث مزايا يمكن أن ترفع من مستوى تشغيل أسطولك بالكامل:

1. تحسين سلوك السائق:
   
   تستخدم إدارة الأسطول آليات مختلفة مصممة لمراقبة سلامة السائق وكفاءته ، بما في ذلك الكاميرات داخل المقصورة وتقنية تتبع نظام تحديد المواقع العالمي (GPS). تتيح هذه المراقبة في الوقت الفعلي لمقاييس أداء السائق مثل السرعة والتسارع والكبح. من خلال إطلاق تنبيهات في الوقت الفعلي عند اكتشاف قيادة قاسية ، يمكن للسائقين تصحيح سلوكهم بسرعة. إلى جانب ذلك ، يمكن لمديري الأساطيل مراجعة هذه الأحداث ، ومساعدتهم على بناء تدريب محدد للسائقين ، ومساعدتهم على تحسين سلوك السائق وسلامة الأسطول بشكل عام.
   ‍
2. تحسين خدمة العملاء:
   
   واحدة من أكبر نقاط البيع لحلول إدارة الأسطول هي الرؤية الكاملة التي تمنحها للمديرين. من خلال مساعدة مديري الأساطيل على معرفة مكان وجود جميع مركباتهم بالضبط في جميع الأوقات ، يمكنهم تقديم معلومات دقيقة لعملائهم فيما يتعلق بعمليات التسليم وأوقات الوصول المقدرة (ETAs). إلى جانب ذلك ، يمكنهم تحسين مساراتهم بناء على حركة المرور في الوقت الفعلي والظروف الجوية.
   
   لنأخذ مايكل على سبيل المثال. يدير شركة نظارات طبية حسب الطلب. من خلال نظرة عامة كاملة على سيارته وظروف الطريق ، يمكنه التأكد من أن سائقيه يتجنبون المناطق المزدحمة بحركة المرور ، مما يوفر رؤية واضحة لعملائه في أسرع وقت ممكن. تحدث عن رؤية 20/20 ، أليس كذلك؟
   ‍
3. زيادة كفاءة استهلاك الوقود:
   
   قد يكون تتبع استهلاك الوقود يدويا أمرا صعبا للغاية ، مما يؤدي إلى عدم دقة مكلفة. ومع ذلك ، يوفر حل إدارة الأسطول رؤى مفصلة حول كمية الوقود التي تستهلكها كل مركبة من مركباتك. لا مزيد من الركض إلى كل مركبة من مركباتك في نهاية اليوم للعب لعبة التخمين حول مستوى مقياس الوقود الخاص بك. من خلال مساعدتك في تقييم سلوك السائق، يمكنك اكتشاف سلوك إهدار الوقود والقضاء عليه، مثل التباطؤ المفرط، مما يضمن بقاء أسطولك فعالا في استهلاك الوقود.

‍

كيف يمكن لإدارة الأسطول المساعدة في تبسيط إدارة نفقات الأميال؟

• تتبع الأميال الآلي: تعمل أنظمة إدارة الأسطول على أتمتة تتبع الأميال باستخدام تقنية GPS لتتبع موقع ومسافة كل مركبة. يتم تسجيل هذه البيانات وتخزينها تلقائيا على منصة الأسطول ، مما يلغي الحاجة إلى سجلات الأميال اليدوية. ليس هذا أكثر ملاءمة فحسب ، بل يضمن أيضا الدقة في تتبع الأميال.
  ‍
• مراقبة السيارة في الوقت الحقيقي: بدعم من تقنية تتبع نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) ، تمنح أنظمة إدارة الأسطول مديري الأساطيل إمكانية الوصول إلى البيانات في الوقت الفعلي حول موقع السيارة وسرعتها وحالتها. يساعد هذا مديري الأساطيل على التحقق بسهولة من مطالبات الأميال وضمان الامتثال لسياسات الشركة.
  ‍
• تحسين المسار: من خلال توفير بيانات في الوقت الفعلي عن موقع السيارة ، يمكن لأنظمة إدارة الأسطول اقتراح أو تحسين الطرق بناء على عوامل مثل ظروف حركة المرور والمسافة وكفاءة استهلاك الوقود. يلعب هذا دورا مهما في تقليل الأميال من خلال إيجاد الطرق الأكثر كفاءة للسائقين.
  ‍
• تقارير المصروفات: من خلال أتمتة جمع البيانات ، يمكن لأنظمة إدارة الأسطول إنشاء تقارير مفصلة عن الأميال لكل مركبة أو سائق ، مما يبسط تتبع وتسجيل نفقات الأميال ويسهل عمليات السداد.
  ‍
• التكامل مع برامج المحاسبة: تتكامل العديد من أنظمة إدارة الأسطول مع منصات إدارة التكلفة ، مما يساعد على تبسيط عملية السداد عن طريق نقل بيانات الأميال وتقارير النفقات تلقائيا.

‍

حقق الدقة في قياسات المسافة المقطوعة بالسيارة باستخدام حلول كارتراك

قل وداعا لألعاب التخمين والخطأ البشري. مع وجود كارتراك الإمارات العربية المتحدة بجانبك ، سيكون حساب المسافة المقطوعة لسيارتك أمرا سهلا. هذه بعض الحلول التي ستمنحك الأفضلية:

1. نظام مراقبة الوقود:
   
   يمكن أن تكون الزيادة في استهلاك الوقود مؤشرا على زيادة المسافة المقطوعة بالسيارة، لذا تتبع استهلاك الوقود في أسطولك باستخدام نظام إدارة الوقود في كارتراك. يستفيد هذا الحل الرائد في الصناعة من تقنيات الاتصال عن بعد المتقدمة والرؤية في الوقت الفعلي لتوفير مراقبة مفصلة للوقود. من خلال تزويدك بمقاييس استهلاك الوقود لكل كيلومتر مقطوع ، ولكل مهمة مكتملة ، نساعدك على اكتشاف أي زيادات كبيرة في استهلاك الوقود ، وتنبيهك إلى أن مركباتك تشهد زيادة في الأميال.
   ‍
2. مراقبة سلوك السائق:
   
   تتبع سلوك السائق القاسي باستخدام بطاقات أداء السائق من كارتراك. يمكن أن يؤثر سلوك السائق بشكل كبير على المسافة المقطوعة بالسيارة ، حيث تقلل سلوكيات القيادة القاسية مثل السرعة والتسارع الشديد من الاقتصاد في استهلاك الوقود بنسبة تصل إلى 30٪ عند سرعات الطرق السريعة ، وبنسبة تصل إلى 40٪ في حركة المرور المتقطعة. استفد من بطاقات أداء السائق الخاصة بنا لمراقبة سلوكيات القيادة عالية الخطورة مثل السرعة المفرطة والكبح القاسي والتباطؤ الطويل والتسارع المفاجئ. من خلال إعطائك هذه الأفكار التفصيلية حول أداء السائق ، يمكنك تحديد السلوكيات التي قد تسبب زيادة المسافة المقطوعة بالسيارة ، وإنشاء حلول خاصة بالسائق لتصحيحها.
   ‍
3. ميسليت:
   
   تعرف بالضبط على مقدار الأموال التي يحتاجها أسطولك للعمل بفعالية مع MiFleet من Cartrack. يجعل برنامج محاسبة تكاليف المركبات سهل الاستخدام هذا إدارة مركبات الأسطول والسائقين وتكاليف التشغيل بكفاءة. من خلال دمج إدارة الأسطول وتحليل التكلفة ورقمنتها وأتمتتها ، تساعدك هذه الأداة على معرفة تكاليف التشغيل الدقيقة لأسطولك ، مما يساعدك على تحديد نفقات الأميال بدقة بلمسة من شاشتك. أطلق العنان للرؤى الكاملة حول هذا الأمر من خلال مجموعة واسعة من التقارير التي تتراوح من أداء السيارة واستخدام الوقود إلى ساعات العمل على الطريق التي يتم إرسالها إليك تلقائيا عبر البريد الإلكتروني.
   ‍
4. تتبع نظام تحديد المواقع العالمي (GPS):
   
   تعرف بالضبط على كيفية تشغيل مركباتك من خلال تتبع نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) في الوقت الفعلي. يقوم نظامنا بأكثر من مجرد إعلامك بمكان سياراتك في الوقت الفعلي. من خلال الوصول إلى سجل الرحلات الكامل لمركباتك ، يمكنك تتبع مكان وجود السائقين بالضبط ، إلى جانب اكتساب رؤى حول حالة تباطؤ السيارة ومستويات الوقود وتشخيص المحرك. من خلال معرفة المدة التي قام فيها سائقك بتشغيل السيارة بالضبط ، يمكنك الحصول على تقرير دقيق عن نفقات الأميال.

‍

احسب نفقات الأميال لأسطولك بدقة 100٪ مع حلول كارتراك

قد يكون حساب نفقات الأميال لأسطولك بالكامل أمرا شاقا ويستغرق وقتا طويلا. لكن ذلك كان قبل كارتراك. حلولنا الرائدة في الصناعة موجودة هنا لمساعدتك على تبسيط العملية برمتها ، وتحويل التوتر إلى راحة البال.

اتصل بنا اليوم لمعرفة كيفية القيام بذلك